ERP для учёта платежей
Автоматический календарь платежей поставщикам на базе Google Sheets.
Система автоматически рассчитывает задолженность, графики рассрочек, просрочки, остатки по накладным и распределение платежей между долгами.
| # | Поставщик | Накладная | Сумма | Дата | Статус |
|---|---|---|---|---|---|
| 2 | ООО «Альфа» | INV-0421 | 120 000 ₽ | 12.03 | Оплачено |
| 3 | ООО «Альфа» | INV-0438 | 80 000 ₽ | 28.03 | Ожидается |
| 4 | ИП Соколов | INV-0440 | $ 2 400 | 05.04 | Ожидается |
| 5 | ООО «Бета» | INV-0445 | 45 000 ₽ | 18.02 | Просрочено |
| 6 | ООО «Гамма» | INV-0452 | € 1 150 | 22.04 | Ожидается |
| 7 | ООО «Бета» | INV-0461 | 60 000 ₽ | 10.05 | Оплачено |
| Итоговый долг | 305 000 ₽ | +$2 400 / €1 150 |
Кратко о проекте
Внутренняя система финансового учёта
Контроль накладных, задолженности и платежей поставщикам
Google Sheets
Долги, рассрочки, просрочки, распределение оплат и сводки
Сотрудники финансового и операционного отдела
Проектирование структуры, формул, бизнес-логики и защиты данных
Проблема заказчика
Слабые места ручного учёта
Ключевые проблемы, которые накапливались при ручном ведении расчётов.
- большое количество ручных расчётов
- ошибки в суммах и сроках
- сложность контроля частичных платежей
- конфликты между похожими записями
- отсутствие единой актуальной сводки
Компания работала с несколькими поставщиками, накладными, рассрочками и частичными платежами.
Сотрудникам приходилось вручную рассчитывать:
- текущий долг
- даты будущих платежей
- просрочку
- остаток по каждой накладной
- распределение одного платежа между несколькими накладными
Из-за ручного ввода возникали ошибки, а при одинаковых датах и контрагентах записи могли конфликтовать.
Решение
Я разработал автоматизированный календарь платежей поставщикам в Google Sheets. Структура системы была максимально упрощена: сотрудник заносит данные о накладных, отдельно указывает фактические платежи, а расчётные листы автоматически формируют календарь, задолженность и итоговую сводку.
Накладные
Ввод исходных данных
Фактические платежи
Регистрация оплат
Автоматические расчёты
Формулы и логика
Календарь и сводка
Готовые отчёты
Что реализовано
Учёт накладных
- уникальные идентификаторы накладных
- несколько накладных одного поставщика за одну дату
- остаток по каждой накладной
Платежи и рассрочки
- графики рассрочки
- фиксированные и частичные платежи
- распределение оплаты на более ранние долги
Финансовый контроль
- общий долг
- будущие платежи
- расчёт просрочки
- поддержка нескольких валют
Надёжность данных
- проверка вводимых значений
- защита диапазонов с формулами
- корректное форматирование денежных значений
- предотвращение конфликтов записей
Логика распределения платежей
Автоматическое распределение оплат
Если один фактический платёж должен был покрыть несколько накладных, система автоматически направляла сумму на более ранние задолженности. После полного закрытия одной накладной оставшаяся часть платежа переносилась на следующую.
* упрощённый пример, цифры не отражают реальные данные клиента.
Защита от ошибок
Защита данных и расчётов
Сотрудники работали только с исходными данными, а расчётные диапазоны были защищены от случайного изменения. Это снижало риск повреждения формул и появления некорректных итоговых показателей.
- проверка вводимых значений
- защита диапазонов с формулами
- уникальные идентификаторы накладных
- корректная обработка одинаковых дат и контрагентов
- контролируемое денежное и валютное форматирование
Результат
Готовая рабочая система
Для ведения календаря сотрудникам осталось заполнять только исходные данные. Все графики, долги, просрочки и сводные показатели рассчитывались автоматически.
ручные финансовые расчёты были автоматизированы
сотрудники получили единую актуальную сводку
стало проще контролировать будущие и просроченные платежи
снизился риск ошибок при частичных оплатах
каждая накладная получила отдельный контролируемый остаток
система стала поддерживать рост количества поставщиков и операций
Технологии
Система была реализована без сложного интерфейса: сотрудники продолжили работать в привычном формате таблиц, но все основные расчёты выполнялись автоматически.
Нужно автоматизировать финансовый учёт?
Помогу превратить ручные таблицы и расчёты в понятную систему, которая автоматически контролирует задолженность, платежи, сроки и итоговые показатели.